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浅谈民生视角下中职学生档案电子化的建设

[编辑:中职网] [浏览次数:] [来源:全国中等职业学校学生信息网]

【摘要】  数字化网络技术催生了中职学校学生档案电子化建设,也诞生服务民生的档案管理理念。在网络化背景下,中职学校学生档案管理还存在着问题,从民生视角探讨中职学生档案电子化的建设,以期完善和丰富中职学校学生档案资源。

【关键词】  民生视觉  中职学校  学生档案  电子化建设

“民生”概念的含义有广义、狭义之分,本文指从社会层面上着眼的狭义上的民生概念。从民生档案涉及的内容看,其类别共有六种,因本文研究对象为中职学校的学生档案管理,所以归类于“教育卫生类”。基于本文对“民生”概念和研究对象的界定,本文涉见所及“民生”,可以理解为中职学生在中职学校就读期间基本的生存和生活状态,以及学生在校接受教育、技能培训、人文素养提升的发展机会和基本权益保护状况等情况。

一、中职学校学生档案管理现状

当前,在网络化背景下的中职学校学生档案电子化管理的建设,无疑是一项重要的民生工程。中职学生档案电子化管理建设,是档案管理在网络化背景下催生的一个必然产物,也是大数据时代来临的必然趋势。目前,全国各地中职学校学生档案电子化管理,虽然在很大程度上取得成效,但还存在着一些问题。主要表现在以下三个问题:

首先是缺乏超前的管理意识,电子化管理的建设理念滞后,其管理模块没能及时有效地开发与推广,更谈不上普及与应用。目前,某些中等职校特别是农村中等职校,把学生学籍管理平台看成是电子化档案,其实这只是电子化档案的冰山一角,更多的资料依然停留在纸质管理方式上,如出勤情况、学业成绩、奖惩情况等。因为对档案电子化的错误认识,加上管理人员没有专门的职位,大部分由教师兼职,也往往因教师岗位变动原因,致使稳定性较为脆弱,同时也因缺乏档案业务知识和管理经验,造成学生的档案资料的收集、整理、归档等工作,其重视度在很大的程度上被弱化,因此把学生档案电子化管理导入可有可无的歧途,使得目前大部分中职学校的学生档案电子化管理处于无从下手的被动状态。

其次是没有规范的建档标准,档案材料缺失严重。一般说来,中职学校学生档案构件大致包括:学生录取信息;体格检查表;学生思想品德评价材料;学生公共课和专业能力考试、考查成绩;学生实习实训成绩;顶岗实习鉴定或工学交替实习鉴定;学生在校期间的奖惩材料;学籍异动情况,包括转学、转专业、休学、复学与退学,以及入团(党)申请书、毕业鉴定、毕业登记表、就业推荐书以及职业技能鉴定情况等。在这方面,许多中职学校存在着没有规范的建档行为的现象。例如:

(1)档案材料缺失严重。以安溪茶业职业技术学校(以下简称“安溪茶校”)为例,据了解,2013年以来该校学生年年代表泉州市参加福建省中职生传统手工茶制作技能大赛,在短短的七年间斩获一个全国第一名,八个全省第一名,六个全省第二名,还有一个全省茶艺创作、表演第一名。所有这些都没有纳入档案电子化管理内容,也没有专门的纸质档案归档管理,至于其它的获奖情况更是如此。

(2)档案材料流失严重。中职学校学生档案不同于国家事业单位的人事档案,没有相对稳定性,因就业需要,随入学而来之后则是随就业而去,没有制度化的管理模式,一旦档案离开学校,“流失”也就伴着“离开”而致学校荡然无存,无从查考。安溪茶校筹备建校50周年庆典期间,笔者从相关工作人员了解到,该校早期的学生档案有的只有毕业证书存根,有的只有花名册,其中能见到的也只有姓名、照片、籍贯。

(3)档案电子化管理技术落后。目前,大多数中等职校还有相当部分属于纸质文档,由于对年代较为久远的档案缺乏管理手段,以致部分档案存在纸质变黄、破损、字迹模糊,甚至虫蛀的情况。随着档案电子化管理的逐步推开,某些中职学校的学生档案管理仍然不容乐观。比如,纸质文档与电子文档脱钩,没有进行有效衔接,有的甚至弃之不管,在很大程度上影响纸质文档的开发与利用。过去的已经无法追回,但如何从真正意义上让学生档案实现电子化管理,这是当前必须而且一定要引起我们高度重视的问题。因为民生档案既是一种特殊的社会公共信息资源,同时也是一种不可再生的资源,而学生档案是民生档案中的一个子系统。在档案服务民生的今天,要实现学生档案信息资源开发的网络化,就必须首先有效地运用计算机技术、网络技术等管理手段,借鉴学信网的管理模式,有步骤、有计划地开展学生档案的分类处理,以班级、专业和级别(即入学时间)为单位,把每个学生从入学到毕业的所有个体资料进行数字化处理,并在此基础上进行归档、上传,生成电子档案,构建学生档案电子化管理的相关数据库,让学生档案信息资源在实际管理、应用中实现电子化存储、网络化检索,从根本上解决档案服务民生、改善民生在管理上的机制性问题。

二、对中职学校学生档案管理的思辨

“民生”一词,有关辞书解释为“人民的生活”或“平民的生计”。从这个概念看,中职学校学生的档案是在致力于学生人文素养的形成与发展,培养他们的创新意识和创新精神,以及综合运用学科知识和在社会生活中了解、掌握的各种知识能力,以提高他们的社会责任感的教育中形成的,具有保存价值的各种信息资源材料,它是每个学生个体在中职学校生活、学习、成长的真实写照,浓缩了每个学生个体在校期间的生活的点点滴滴,是每个学生个体重要的信息资源和生活的原始记录。

1.对中职学校学生“民生档案”的解读

中职学校学生涉及民生的领域非常广泛,其档案材料的范围包括哪些内容,以及分类的标准是什么?目前对此并没有统一和准确的界定,所以实际档案管理中学生“民生档案”有可能是五花八门的,目前普遍认为包括学生基本信息、学业成绩档案、奖惩档案、党团档案、日常管理档案、资助档案、健康档案、毕业档案、就业档案等。在大类中,有的还可以细化出更多的小类,如学业成绩档案还可以细分出公共课考试、考查成绩;专业能力考试、考查成绩;学生实习实训成绩;技能鉴定成绩等。同时,学生生活轨迹不是一个孤立存在的个体,与学校、家庭、社会各个层面都有着息息相关的联系,如低保档案、社保档案、保险档案等,这些涉及学生民生问题的档案,有的在学生入学前已经存在,要不要纳入学校学生的“民生档案”管理范畴?总之,没有统一的标准和明确的界定,很容易在分类上造成混乱,很难实现各种档案资源的分类与整合,在很大程度上影响档案资源体系数据库建设。

2.中职学校学生“民生档案”共享机制的构建

近几年来,随着校园网络信息化的推广与建设,数字化教学共享数据平台逐渐普及并趋于成熟。从某种意义上说,无论是从教学应用还是从教学管理的角度看,这无疑引领学校走进一个全新的视觉。据笔者了解,安溪茶校在教学上已全面普及数字化教学共享数据平台,但在学生档案管理方面,依然是各处室各自为政,有关学生的各种信息资源关闭在自家办公室的电脑里,并没有数字化办公共享数据平台。离开安溪茶校,在任何地方可以查到该校学生信息的,唯一是安溪茶校智慧校园信息化平台,而且信息也是唯一的,即每学期(学年)由学生通过密码查阅个人的期末考试成绩。应该说,类似这种情况目前普遍存在于中职学校。由此可见,学生毕业离校后,如果需要在校期间的相关档案,在异地无法通过类似“学信网”那样网络化检索获取档案资料,这给毕业生在生活上带来诸多的麻烦与不便。因此,如何运用数字技术构建中职学校学生“民生档案”共享机制管理平台,从根本上实现资源整合和服务效能最大化,这无疑是档案电子化管理建设中无法回避且必须回答的现实问题。

3.中职学校学生“民生档案”的整合和归属探析

从信息资源角度看,学生档案材料属于公共信息资源,向共享化方向发展是档案电子化管理的必然趋势。但因其共享化机制的数字化构建,是一项涉及面广,形成主体多而复杂的系统工程,因而必须对各种信息资源进行整合,并进行专门的归属管理。以安溪茶校为例,涉及学生“民生档案”的有招生办的招生档案、教务处的学籍档案、政教处的奖惩档案、保卫处的日常管理档案、实训处的实习实训档案、国家职业技能鉴定站的职业技能鉴定档案、就业办的就业推荐档案,所有这些由校内不同职能部门产生而形成学生档案信息资源,明显存在着一种细碎化和片段化的管理弊端,因而需要利用信息资源数字化技术手段,对校内不同职能部门涉及学生民生的各类信息资源进行整合,在各职能部门信息数据平台建设的基础上,构建“福建省安溪茶校学生档案信息化管理平台”,在本校按学期由各职能部门依规移交相关档案信息资源的材料,通过统一的信息管理平台,最终实现中职学校学生档案基于网络数字化平台的资源共享,这样才便于学生毕业后随时随地利用档案资源,充分发挥中职学校档案服务人生的作用。

三、对中职学校学生档案管理的思变

中职学校学生的民生档案包括各类与民生有关的信息资源,其档案管理电子化是在办公向着数字化、网络化、无纸化方向发展背景下,通过计算机网络技术完成的一个高度信息化的信息管理数据库系统,其内容包括学生的入学档案(基本信息:姓名、性别、出生年月、升学考成绩、毕业学校,以及学籍异动情况等)、学业成绩档案(文化课成绩、专业课成绩、实习实训成绩、技能考核成绩等)、奖惩档案(学科知识竞赛获奖情况、职业技能竞赛获奖情况、荣誉表彰情况、纪律处分情况等)、党团档案(入团、入党情况)、资助档案(低保、助学情况等)、职业技能鉴定档案(技能等级)、健康档案(体检情况、医社保情况等)、思想品德评价档案,以及就业或升学档案等。学生信息管理数据库系统,它详细第记录了学生个人在三年中职学校生活、学习与就业或升学的信息,是中职学校学生三年校园生活人生经历的浓缩和体现。

基于网络技术的发展,中职学校学生档案管理电子化的建设,其数字档案具有的优势是纸质档案所无法比拟的。这主要表现在以下几个方面:

一是数字档案有利于民生档案共享数据平台的构建与实现。档案管理电子化的核心在于实现信息资源共享。首先,电子化档案借助先进的网络技术,通过对收集的信息资源电子化、纸质档案的数字化转换,并在此基础上进行分类储存,构建民生档案的共享数字网络平台,从而突破时空的限制,以实现网上办公和网上服务;其次,基于数字网络技术的电子档案,实现信息资源在共享数据平台上的远程复制、存储与利用,它的意义在于构建和满足有利实体档案的利用需求。

二是数字档案有利于民生档案实体的安全与维护。大家知道,档案管理以电子文件的形式存储,它要求保障档案实体和内容的安全。档案实体的安全与维护问题,涉及制度建设、规范化操作、安全技术、人员素质等问题。从技术层面来说,主要涉及两个问题:(1)选择并确定列入电子化处理的纸质档案后,为确保纸质档案电子化减少档案实体的破坏与损耗,应在扫描纸质档案的电子化转换前,开展档案系统的核查、整理和技术修复。(2)档案中的信息涉及个人的隐私,因此电子化数字系统必须包括:一是搭建储存系统后,应设定两种权限,即浏览权限和管理权限,其中浏览权限为学生个人查询涉及民生资料的共享资源,必须设置可靠的类似“学信网”查询信息的保密措施。二是在信息技术安全发展中出现的新问题,如电子签名、数字水印,如何显示登录的IP地址及登录时间,记录每次登录的操作是否符合有关规定,是电子化数字档案必须解决的安全技术问题。

三是数字档案有利于助推民生档案资源服务均等化。在国家民生政策背景下,推进档案资源服务均等化,是改善民生的一个着力点,其核心和主旨是档案资源面向社会、贴近生活、关注大众、保障民生。电子化档案数字网络平台,具有广泛性、及时性、安全性、方便性等诸多特点,网络技术、数字技术、共享互通与远程利用技术等的广泛运用,在技术手段上为档案资源服务均等化提供了支持,特别是共享数据平台为用户提供的“一站式”检索服务,它作为一种信息资源共享平台,把档案资源利用均等化向社会大众延伸。从某种意义上说,民生档案与大众的生活、工作等息息相关,服务均等化可视为推动档案资源共享和异地备份有机结合的实际行动指南。

从民生视角探讨中职学生档案电子化的建设,其数字化系统的开发、研究、管理与运用,涉及到基于互联网背景下档案智能化管理的优化模式问题,这是一项涉及面广、渗透力强的系统工程,无论是在智能科技还是在层级安全系统方面,需要探讨的问题远非本文所能穷尽。笔者仅就上述三个问题对中职学生档案的电子化建设作些“筚路蓝缕、以启山林”的探讨,不足之处,敬请提出批评指正。

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